TUGAS SEKRETARIS

#    Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:

      a. Tugas-tugas Rutin Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:

Bertelepon

Ø  Membuka surat.

Ø  Menerima dikte.

Ø  Menerima telepon.

Ø  Menyimpan arsip/surat.

Ø  Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

      b. Tugas-tugas Khusus Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:

Ø  Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

Ø  Menyusun surat rahasia (confidential).

Ø  Menyusun acara pertemuan bisnis.

Ø  Pembelian kado atau cindera mata.

Ø  Dan lain-lain.

      c. Tugas-tugas istimewa Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

Ø  Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

Ø  Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

Ø  Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

Ø  Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

Ø  Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

Ø  Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

Ø  Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

       d. Tugas Sosial. Tugassosial, meliputi:

Ø  Mengurusi rumah tangga kantor.

Ø  Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

       e. Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

Ø  Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

Ø  Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

Ø  Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

   f. Tugas Resepsionis Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

Ø   Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

Ø   Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

Menerima Tamu

Ø   Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

Ø   Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

 g. Tugas incidental Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

Ø  Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

Ø  Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

Ø  Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

Ø  Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

 h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

#   Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut:

a. Menurut H. Donald

Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:

1.      Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.

2.      Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.

3.      Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain- lain.

b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal

Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1.      Merencanakan pekerjaan.

2.      Menerima tamu.

3.      Mengurus surat masuk dan surat keluar.

4.      Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.

Microsoft Office Publisher beserta latihan soal

Pengertian Microsoft Office Publisher

adalah salah satu program aplikasi microsoft office yang digunakan untuk kegiatan desktop publishing. Hasil dari Desktop Publishing contohnya koran, katalog, brosur, majalah, kartu ucapan, poster, mading, kalender dan lain lain.
Program ini merupakan buatan Microsoft Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003, telah diintegerasikan ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasi dengan Microsoft Office Publisher 2007.

Keunggulan  utama dari Microsoft Publisher 

adalah sangat mudah digunakan dan membantu kita membuat website dalam waktu singkat. Beberapa keunggulan lainnya yang terdapat pada Microsoft Publisher adalah : 

1. Tidak memerlukan pengalaman dan keahliah pemrogaman HTML dan program web lainnya.
2. Drag and drop the objek dengan tampilan layout dan desain berbasis WYSIWYG (What You See Is What You Get).
3. Dapat membuat website terdiri dari beberapa pages (halaman) dan mudah mengaturnya sewaktu-waktu.Dapat digunakan untuk membuat website dalam jumlah tidak terbatas.
4. Memiliki template yang dapat digunakan untuk membuat web secara instan. 
5. Dapat menggunakan CSS style sheet untuk mengatur tampilan website.
6. Memiliki banyak fungsi : thumbnail, mouse-over effects, ready-to-use java script effects, text link style sheet, tables, forms, iFrames dan lain-lain.
7. Website yang kita buat dapat diupload sewaktu-waktu dengan fungsi Publisher.
8. Website yang dibuat kompatibel pada berbagai web browser.

Fungsi atau kegunaan microsoft publisher

- Untuk membuat majalah

- Untuk membuat kalender

- Untuk membuat mading

- Untuk membuat kartu ucapan

- Untuk membuat brosur

- Untuk membuat poster

- Untuk membuat karya desktop publishing

Membuka aplikasi Microsoft Publisher

 a.       Menggunakan Star

1)   Mengklik star menu

2)   Memilih All program

3)   Memilih Microsoft office

4)   Mengklik Microsoft Publisher.

 b.      Melalui Taskbar

Mengklik Icon Microsoft Publisher.

 c.       MelaluiDekstop

Mendoubleklik Icon Microsoft Publisher  pada Dekstop.

Mengakhiri Microsoft Publisher

a.       Mengklik gambar office botton pada sudut kiri atas layar pilih exit Publisher, atau

b.      Menekan tombol Alt+F4 pada keyboard, atau

c.       Klikkanan icon dokumentpada taskbar, pilih close.

Latihan soal-soal Microsoft Publisher

1.      Salah satu program aplikasi microsoft office yang digunakan untuk kegiatan desktop publishing. Dari pengertian di atas, merupakan pengertian dari…

A.     Microsoft Word

B.     Microsoft Excel

C.     Microsoft Publisher

D.     Microsoft Powerpoint

2.      Yang termasuk keunggulan dari Microsoft Publisher adalah…

A.     Dapat membuat website terdiri dari beberapa pages (halaman) dan mudah mengaturnya sewaktu-waktu.

B.     Membuat pengolahan kata

C.     Penggunaan presentasi

D.     Pengolahan angka dan kata

3.      Yang mana yang termasuk fungsi Microsoft Publisher…

A.     Untuk membuat cerpen

B.     Untuk membuat puisi

C.     Untuk membuat media presentasi

D.     Untuk membuat brosur

4.      Short cut untuk menutup Microsoft Publisher adalah…

A.     Alt+F4

B.     Ctrl+S

C.     Ctrl+V

D.     Ctrl+C

5.      Apa fungsi pada Format Publication Microsoft Publisher…

A.     Bagian yang berisi perintah-perintah dari sebuah menu. Setiap ribbon yang muncul berbeda-beda tergantung dari menu yang dipilih.

B.     Bagian yang menunujukkan nama dari sebuah dokumen. Terdapat pada bagian teratas jendela Microsoft Publisher.

C.     Bagian yang menampilkan beberapa pilihan pemformatan publisher, baik itu Page Option, Color Scheme, Font Scheme dan lain-lain.

D.     bagian yang berisi icon-icon yang digunnakan untuk mempercepat akses sebuah perintah.

6.      Bagaimana cara membuka menu format pada Microsoft Publisher…

A.     Tekan tab Home lalu akan muncul beberapa perintah.

B.     Tekan tab Arrange lalu akan muncul beberapa perintah pengaturan tampilan gambar.

C.     Tekan tab Tools lalu akan muncul beberapa perintah pengaturan atau pengubahan pengejaan kata.

D.     Tekan tab Format lalu akan muncul beberapa perintah pengaturan atau pengubahan tampilan.